Documentenmanagement procesgerelateerd

Databank-georiënteerd beheer van digitale documenten

Lovion BIS is in vele ondernemingen het centrale systeem voor het beheer van bedrijfsmiddelen en sturing van de technische processen. Met Lovion DOCUMENTS biedt het systeem een in de processturing geïntegreerde oplossing voor opslag en beheer van digitale documenten, opdat de voor het proces relevante documenten snel en efficiënt met de procesobjecten gerelateerd worden. De documenten staan daarmee dan ook altijd binnen die context ter beschikking. Naast de processturing kunnen ze ook op een elegante manier gerelateerd worden aan de bedrijfsmiddelen zodat er bijv. technische beschrijvingen of foto's aan gekoppeld kunnen worden. Die documenten staan dan voor alle medewerkers ter beschikking en kunnen indien nodig snel gevonden worden.


Documentenbeheer met Lovion BIS

Directe toegang tot documenten via de kaart

De documenten in Lovion DOCUMENTS worden middels geo-referencing beheert, zodat er ook direct vanuit de kaart op toegegrepen kan worden. In de regel erven de geo-references de documenten volledig automatisch van het gerelateerde object waarmee ze gekoppeld zijn. Een document dat bijvoorbeeld aan een bedrijfsmiddel hangt, krijgt automatisch de positie van dat bedrijfsmiddel toegekend en kan dan direct op de kaart weergegeven of geografisch geëvalueerd worden.

Snelle zoekmgelijkheden middels metadata

In Lovion DOCUMENTS wordt beschrijvende data van de documenten in een databank beheert. Naast de vrij configureerbare sleutelwoorden beheert het systeem verdere metadata zoals naam, bestandsgrootte of datum laatste wijziging automatisch. Middels het gebruik van deze metadata kunnen documenten dan later snel en eenvoudig teruggevonden worden. Het gemeenschappelijk gebruik van één document voor meerdere objecten verhindert het creëren van redundante data. Wijzigingen aan een document dat aan meerdere objecten gerelateerd is, staan daardoor onmiddelijk aan al die gerelateerde objecten ter beschikking.

Eenvoudige hanteerbaarheid per Drag&Drop, bijv. vanuit emails

Documenten kunnen snel en eenvoudig per Drag&Drop in de daarvoor voorziene gebruikersinterface toegevoegd worden. Indien emails vanuit Microsoft Outlook per Drag&Drop worden toegevoegd, wordt bovendien automatisch data zoals betreft of afzender toegekend, die dan later in zoek- en filterfunctionaliteiten ter beschikking staat.

Belangrijke eigenschappen

  • Geografische toegang tot documenten
  • Opslag van documenten, gerelateerd aan proces-objecten zoals taken of projecten…)
  • Opslag van documenten, gerelateerd aan bedrijfsmiddelen
  • Beheer van de documenten-metadata
  • Gemakkelijk vinden van documenten met behulp van filterfuncties
  • Eenvoudig toevoegen van emails per Drag&Drop vanuit Outlook
  • Gemeenschappelijk gebruik van één document door meerdere objecten

Projectverslagen

Beeldmateriaal